- Xpassfam est le portail famille développé par SPL-Xdemat, une société publique locale, et proposé par certaines communes ou intercommunalités pour la cantine, le périscolaire et les factures.
- Pour accéder à mon compte Xpassfam, passez par le lien indiqué par votre mairie, puis cliquez sur le bouton de connexion et saisissez l’adresse e-mail et le mot de passe choisis à l’inscription.
- En cas d’oubli, le lien de réinitialisation envoie un message sur l’adresse enregistrée.
- Pour un dossier bloqué, une facture contestée ou un enfant manquant, c’est le service enfance ou scolaire de la collectivité qui tranche, pas l’éditeur.
Vous cherchez à ouvrir votre espace Xpassfam pour réserver un repas, payer une facture de garderie ou mettre à jour la fiche d’un enfant ? Le principe est simple : le portail appartient à l’éditeur SPL-Xdemat, mais c’est votre commune qui l’active, qui paramètre les activités proposées et qui valide les inscriptions. La connexion se fait avec une adresse e-mail et un mot de passe personnels, depuis un ordinateur ou un smartphone. Ce guide détaille la création du compte, l’accès quotidien, la récupération d’un mot de passe, les services disponibles une fois connecté et les bons interlocuteurs quand quelque chose coince.
Xpassfam, portail famille de SPL-Xdemat : qui fait quoi
SPL-Xdemat est une société publique locale fondée en 2012 à l’initiative de départements du Grand Est, notamment l’Aube et les Ardennes. Son rôle consiste à fournir aux collectivités actionnaires des outils de dématérialisation : délibérations, marchés publics, convocations électroniques et, pour les familles, le module Xpassfam. Ce statut public explique un point souvent mal compris : Xpassfam n’est pas une application commerciale que l’on télécharge librement, c’est un service que la mairie choisit d’ouvrir à ses habitants.
Concrètement, trois acteurs interviennent dans votre espace :
- L’éditeur maintient la plateforme, l’hébergement et la sécurité technique.
- La collectivité (commune, communauté de communes, syndicat scolaire) crée les activités, fixe les tarifs, valide les dossiers et émet les factures.
- La famille renseigne ses informations, inscrit les enfants, réserve et règle.
Retenir cette répartition vous fera gagner du temps : un tarif qui vous semble faux ou une inscription refusée relève de la mairie, tandis qu’une page qui ne s’affiche plus pour tout le monde relève de l’éditeur.
Créer son compte Xpassfam pour la première fois
La première étape consiste à trouver la bonne porte d’entrée. Chaque collectivité dispose de son propre accès, généralement relayé sur le site internet de la mairie, dans le dossier de rentrée scolaire, sur un courrier du service enfance ou par affichage à l’école. Méfiez-vous des pages qui se présentent comme « portail officiel » sans lien avec votre commune : le plus sûr reste de partir du site de la mairie ou du document remis par elle.
La création elle-même suit un déroulé classique :
- Cliquez sur l’option de création de compte depuis la page d’accueil du portail de votre commune.
- Indiquez une adresse e-mail que vous consultez régulièrement : elle servira d’identifiant et recevra les notifications de facture.
- Choisissez un mot de passe robuste, distinct de celui de votre messagerie.
- Validez le lien d’activation reçu par e-mail (pensez à vérifier le dossier des indésirables).
- Complétez le profil du foyer : responsables légaux, adresse, coordonnées téléphoniques.
- Ajoutez chaque enfant avec sa date de naissance, son école et, si la commune le demande, les informations sanitaires et les personnes autorisées à venir le chercher.
Certaines mairies demandent aussi des justificatifs au format numérique : attestation de quotient familial, justificatif de domicile, attestation d’assurance scolaire. Préparez des scans ou des photos lisibles avant de commencer, cela évite d’abandonner le formulaire à mi-parcours. Le compte peut ensuite rester « en attente » quelques jours, le temps que les agents vérifient le dossier.
Se connecter à mon compte Xpassfam au quotidien
Une fois le compte validé, l’accès devient routinier. Ouvrez le portail de votre collectivité, cliquez sur le bouton de connexion, saisissez votre adresse e-mail puis votre mot de passe. Selon le paramétrage, un code de vérification peut être envoyé par e-mail ou par SMS lors d’une connexion depuis un nouvel appareil.
Quelques habitudes rendent l’expérience plus fluide. Enregistrez l’adresse exacte du portail dans les favoris de votre navigateur plutôt que de la rechercher à chaque fois dans un moteur de recherche, où des sites tiers apparaissent souvent avant la page officielle. Sur smartphone, ajoutez un raccourci sur l’écran d’accueil : le portail fonctionne dans le navigateur mobile, sans qu’il soit nécessaire d’installer une application dédiée. Enfin, si vous partagez un ordinateur familial, déconnectez-vous après chaque session.
Mot de passe Xpassfam oublié ou compte bloqué
L’oubli de mot de passe se règle en autonomie dans la grande majorité des situations. Sur la page de connexion, le lien de réinitialisation vous demande l’adresse e-mail du compte, puis vous envoie un message contenant un lien temporaire. Ce lien expire au bout d’un délai court : utilisez-le rapidement, et si plusieurs demandes sont parties, seul le dernier message reste valable en général.
D’autres blocages demandent un diagnostic un peu plus fin. Le tableau ci-dessous regroupe les situations les plus courantes.
| Symptôme | Cause probable | Piste de résolution |
|---|---|---|
| Aucun e-mail de réinitialisation reçu | Message classé en indésirables ou adresse mal saisie | Vérifier les dossiers spam et promotions, puis refaire la demande avec l’adresse exacte |
| Message « identifiant inconnu » | Compte créé avec une autre adresse e-mail ou portail d’une autre commune | Tester les autres adresses du foyer, vérifier que l’on est sur le portail de sa propre collectivité |
| Compte verrouillé après plusieurs essais | Protection automatique contre les tentatives répétées | Patienter avant un nouvel essai ou passer par la réinitialisation |
| Page blanche ou bouton inactif | Cache du navigateur, extension de blocage, navigateur ancien | Vider le cache, tester en navigation privée ou sur un autre navigateur |
| Compte « en attente de validation » | Dossier pas encore traité par la mairie | Contacter le service enfance ou scolaire de la commune |
Si vous avez changé d’adresse e-mail et perdu l’accès à l’ancienne, la réinitialisation en ligne ne peut pas aboutir. Seule la collectivité, après vérification de votre identité, peut modifier l’identifiant rattaché au dossier.
Cantine, périscolaire, factures : les services de l’espace famille Xpassfam
Le contenu de votre tableau de bord dépend entièrement de ce que votre commune a choisi d’activer. Deux familles dans deux villages voisins peuvent donc voir des menus très différents. Les fonctions les plus répandues sont les suivantes.
Inscriptions et réservations
Restauration scolaire, accueil du matin et du soir, mercredis, centre de loisirs pendant les vacances : chaque activité possède son calendrier et ses règles. La plupart des collectivités imposent un délai de prévenance pour réserver ou annuler un repas, souvent de quelques jours. Une annulation hors délai peut rester facturée, d’où l’intérêt de consulter le règlement intérieur, généralement disponible en téléchargement dans l’espace.
Factures et paiement en ligne
Les factures mensuelles s’affichent dans une rubrique dédiée, avec leur détail par enfant et par prestation. Lorsque la commune l’a mis en place, le règlement par carte bancaire se fait via le service de paiement public en ligne, le reste des moyens de paiement (prélèvement, chèque, espèces auprès du régisseur) restant gérés directement par la mairie. Conservez les justificatifs : ils peuvent servir pour la déclaration de frais de garde des enfants de moins de six ans, selon les règles fiscales en vigueur.
Documents et informations du foyer
L’espace permet de tenir à jour l’adresse, les numéros d’urgence, les personnes habilitées et, selon les cas, de déposer les pièces justificatives demandées à la rentrée. Une modification de situation familiale (déménagement, séparation, nouveau quotient familial) doit y être signalée rapidement, car elle peut changer le tarif appliqué.
Plusieurs enfants, deux parents : organiser l’accès au compte
Un même foyer peut rattacher plusieurs enfants à un seul compte, chacun avec sa fiche et ses inscriptions propres. La question se complique quand les parents vivent séparément. Plutôt que de partager un mot de passe unique, demandez à la collectivité comment elle gère la double responsabilité légale : certaines acceptent deux comptes distincts rattachés au même enfant, d’autres prévoient une facturation partagée selon un calendrier de garde. Partager ses identifiants reste déconseillé, car chaque action réalisée sous un compte est réputée faite par son titulaire.
Pensez aussi aux grands-parents ou à la nourrice qui récupèrent l’enfant : ils n’ont pas besoin d’accès au portail, mais doivent figurer dans la liste des personnes autorisées, faute de quoi l’équipe d’animation peut refuser de leur confier l’enfant.
Sécurité de l’espace Xpassfam et données des enfants
Le compte contient des informations sensibles : noms, adresses, parfois allergies ou traitements, coordonnées bancaires de paiement. Quelques réflexes limitent les risques. Choisissez un mot de passe long et unique, activez la vérification en deux étapes si elle est proposée et ne cliquez jamais sur un lien reçu par SMS qui réclame un paiement urgent de cantine : les mairies n’envoient pas ce type de relance avec un lien de règlement inconnu. En cas de doute, ouvrez vous-même le portail depuis vos favoris pour vérifier si une facture est réellement en attente.
Le traitement des données relève de la collectivité, responsable au sens du RGPD, et de son prestataire technique. Vous pouvez demander à la mairie l’accès à vos informations, leur rectification ou leur suppression lorsque votre enfant ne fréquente plus les services, dans les limites des obligations de conservation comptable.
Joindre le bon interlocuteur pour un problème sur Xpassfam
Avant de contacter qui que ce soit, notez le nom de votre commune, l’adresse e-mail du compte, le nom de l’enfant concerné et, si possible, une capture d’écran du message d’erreur. Ensuite, orientez votre demande :
- Service enfance, scolaire ou périscolaire de la mairie : validation du compte, inscriptions, tarifs, factures, changement d’adresse e-mail, ajout d’un enfant.
- Trésorerie ou régie de recettes : paiement déjà effectué mais non pris en compte, échéancier, relance.
- Assistance technique indiquée sur le portail : panne générale, page inaccessible pour tous, erreur technique persistante malgré un autre navigateur.
Les coordonnées de ces services figurent en principe dans le pied de page du portail ou sur le site de la mairie. Évitez de vous fier aux numéros publiés sur des sites tiers, qui ne sont pas toujours à jour.
Faut-il installer une application pour accéder à Xpassfam ?
Non, le portail s’utilise dans un navigateur, sur ordinateur comme sur mobile. Un raccourci sur l’écran d’accueil du téléphone offre un accès presque aussi rapide qu’une application.
Pourquoi ma commune n’apparaît-elle pas sur Xpassfam ?
Le service n’existe que dans les collectivités qui l’ont choisi. Si votre mairie utilise un autre logiciel de portail famille, ou gère les inscriptions sur papier, aucun compte Xpassfam ne pourra être ouvert pour elle.
Peut-on modifier l’adresse e-mail de connexion à Xpassfam ?
Selon le paramétrage, la modification se fait dans le profil ou doit être demandée à la mairie. Si l’ancienne adresse n’est plus accessible, seule la collectivité peut effectuer le changement après vérification.
Une réservation de cantine faite sur Xpassfam est-elle définitive ?
Elle peut généralement être modifiée ou annulée jusqu’à la date limite fixée par le règlement de la commune. Passé ce délai, le repas reste en principe facturé, sauf exceptions prévues localement comme une absence pour maladie justifiée.
Le compte Xpassfam est-il payant pour les familles ?
L’accès au portail ne fait pas l’objet d’un abonnement pour les parents. Seules les prestations réservées (repas, garderie, accueil de loisirs) sont facturées, aux tarifs votés par la collectivité.
